Внедрение бюджетирования полного цикла в Дата-Центре

Дата-центр (ЦОД) — это капиталоёмкий бизнес с долгим горизонтом окупаемости и несколькими параллельными инвестиционными проектами. Управленческий учёт здесь — это уже не просто ДДС (CashFlow) и ДР (P&L) по месяцам, а система долгосрочного финансового моделирования и текущего управленческого контроля

Исходная ситуация в компании:

• Компания строит и эксплуатирует ЦОД
• Есть несколько инвестиционных проектов (строительство очередей дата-центра, расширение инфраструктуры, модернизация)
• Горизонт планирования — 20 лет (окупаемость капитальных вложений, возврат кредитов, возврат — отдача на собственный капитал)
• Собственники и инвесторы хотят видеть:
  • долгосрочную модель денежных потоков
  • эффективность каждого инвестиционного проекта (IRR, NPV)
  • долговую нагрузку и обслуживание кредитов
  • операционную прибыльность уже работающих объектов
  • улучшение отдачи на собственный капитал с учетом кредитного плеча

Постановка задач

• Организовать учет по единым статьям
• Организовать учет по проектам: каждый проект (строительство очереди, модернизация) — отдельный вид аналитики для учета
• Организовать учет по  по подразделениям
• Составить долгосрочную модель ДДС и ДР: план-факт на 20 лет, включая инвестиционные и операционные потоки
• Рассчитать прогноз движения кредитных средств: график привлечения и погашения кредитов, проценты и сопутствующие расходов и соотнести с операционными потоками компании
• Подготовить несколько сценариев прогноза: оптимистичный / базовый / стресс-сценарий (например, при изменении тарифа на электроэнергию или уровня загрузки и т.д.)
• Предусмотреть возможность интеграции с бухгалтерией: чтобы минимизировать ввод данных в управленческую систему и ускорить получение данных
• Обеспечить прозрачность учета: чтобы в управленческой системе была возможность детализации сумм отчетов до первичных операций
• Предусмотреть возможность создания индивидуальных отчетов для отслеживания оказания услуг в разрезе заказов, контроля дебиторской задолженности и т.д
• Изучить программные продукты для разворачивания управленческой системы в зависимости от требуемого функционала

Создание методологии и необходимой аналитики

Учет по проектам:

• Разделение операций по проектам (где каждый инвестиционный объект строительства это отдельный проект —  Второй этап, Третий этап)
• Операционный ЦОД (действующие мощности — Первый функционирующий проект)

Составление правильной структуры статей ДДС, ДР для многоуровневой группировки в отчетах:

• По операционной деятельности: доходов и эксплуатационных расходов (OPEX): электроэнергия, персонал, обслуживание оборудования и т.д
• Капитальные вложения (CAPEX) с необходимой детализацией раздельно по проектам и видам инвестиций
• Кредитных платежей с разделением потоков на собственные средства и заемные средства (тело, проценты, сопутствующие расходы)

Модель планирования:

• CAPEX, OPEX и кредитные потоки — с горизонтом на весь проект
• C детализацией по проектам по годам и месяцам на ближайшие 2–3 года, далее агрегировано по годам

Финансовые показатели:

• NPV, IRR по каждому проекту
• Сроки окупаемости простые, дисконтированные
• Соотношение долговой нагрузки к EBITDA
• Изменение показателей по стресс сценариям в зависимости от колебания выручки, изменения курса валют и т.д.

Выбор и настройка программы

После изучения возможностей программ для управленческого учета и изучения возможностей программы BiTreker было решено остановиться на версии BiTreker Expert, так как она позволяла внедрить учет в короткие сроки и запустить управленческий учет в связке с имеющейся системой 1С

Выбранная программа должна была работать в следующей связке с 1С:

• 1С:Бухгалтерский учет используется для сбора фактических данных
• планирование и формирование финансовых моделей и сценариев в формах Excel, интегрированных в BiTreker Expert
• консолидация данных для формирования управленческих онлайн отчетов в BiTreker Expert

Для запуска системы:

• Программа BiTreker развернута необходимым пользователям и руководству с выводом итоговых отчетов в онлайн режиме
• В программе BiTreker созданы проектные сценарии-модели с долгосрочными бюджетами (20 лет)
• В модели настроен график привлечения кредитов и автоматический расчёт процентов
• Подготовлены все необходимые справочники Битрекер
• Подготовлены формы ввода данных для руководителей подразделений для автоматического сбора данных, чтобы они сами планировали свои расходы.
• Справочники 1С и порядок учета приведены в максимальное соответствие управленческому учету для облегчения интеграции фактических данных с BiTreker.
• Настроена интеграция с бухгалтерией: загрузка факта платежей, и всех проводок фактических операций в требуемой аналитической форме в базу данных BiTreker
• Настроены в BiTreker все формы управленческих отчётов:
  • консолидированный отчет по ДДС (CashFlow) (операционный + инвестиционный + финансовый)
  • консолидированный отчет по ДР (P&L) для анализа с необходимыми срезами, группировками и фильтрами
  • отчёт по каждому проекту (капвложения, обслуживание кредита, прогноз окупаемости, рентабельности и т.д.)

Консолидация данных в систему Битрекер

• Все плановые операции автоматически загружаются в систему для мониторинга с фактами
• Ежедневно закрываются фактические операции в 1С и загружаются в Битрикс
• Сверяются план-факт и принимаются управленческие решения
• Изучаются все платежи и нестандартные операции в BiTreker
• Актуализируются прогнозы относительно достигнутых фактических результатов
• Формируются отчеты для:
  • собственников и менеджмента
  • руководителей подразделений
  • банков по запросу (по исполнению планов, защищенных для привлечения кредита)

Изменения в компании через год

• Руководство видит фактические данные во всех срезах, кому за что когда оплатили с полной детализацией в Битрикс на лету, без необходимости привлечения/отвлечения бухгалтеров и финансистов
• Руководители подразделений видят какая часть расходов из запланированного реализовано с экономией или перерасходом и понимают причину почему это произошло
• Понятно как фактические данные соотносятся с плановыми данными по операционной, инвестиционной, финансовой деятельности
• Банки получают прозрачные данные по долговой нагрузке и обслуживанию кредита на реальных данных
• Собственники могут оценить работу менеджмента через достоверные отчеты, привязанные к первичным операциям, и уверены в представляемых отчетах и показателях деятельности
• Снизилась вероятность кассовых разрывов за счёт прогноза платежей по кредитам, операционным и инвестиционным платежам за счет оперативного мониторинга план-факта

Итог:

Управленческий учёт в ЦОДе превратился в систему долгосрочного и краткосрочного финансового планирования и контроля, где каждый проект прозрачен по окупаемости, а операционная деятельность — по рентабельности, где каждая сумма в отчете детализируются до первичных операций и не остается сомнений в их достоверности