Библиотека материалов

Реализация учета накладных в программе

С учетом приоритизации распределения накладных расходов по фиксированным суммам за период в программе нет сложного автоматизированного функционала распределения по тем или иным методикам и базам, которые приводили бы к постоянным скачкам.

Вместо этого для управления накладными расходами в будущие периоды и их учета лучше придерживаться следующей методики:

за определенный исторический период собираются накладных расходы выводится общая сумма
производится их распределение по определенной базе (доле или в процентах) на то или иное подразделение и направление
получится какая то фиксированная сумма фактическая
на будущий период происходит их переоценка если будут существенные причины их увеличения или уменьшения, после этого определяется фонд для каждого конкретного направления и подразделения с учетом доли каждого
эти фонды накладных расходов спускаются руководителям направлений подразделений на определенный срок, чтобы они воспринимали эту сумму как постоянную величину, которая не зависит от их активностей
таким образом у управленцев на местах будет понимание что бизнес несет не только прямые расходы но и косвенные связанные с деятельности всех направлений и подразделений
после этого финансовой службе или другим ответственным лицам остается следить лишь за тем, чтобы общая сумма фактических накладных расходов укладывалась в те бюджеты которые были спущены на места
• небольшие отклонения в ту или иную сторону не должны смущать, так как это отклонения могут быть временными, отклонения нужно мониторить накопительным итогом. При больших накопительных отклонения в худшую сторону нужно задумываться над их оптимизацией, подаются ли они секвестированию, а не стараться перекладывать это сразу на других. Чем ниже частота пересмотра накладных тем лучше, предсказуемее для бизнеса.
все управление происходит на уровне центра, без операционного влияния на деятельность на местах.
таким образом достигается управляемость этими расходами, без лишнего стресса на местах из-за непредсказуемости «оброка» с центра).

Пример расчетов отражение в проводках накладных расходов:

Допустим у центра за 2024 по подсчетам 15 млн. — расходов.

Подразделений 3 — город 1, город 2, город3.

Была проведена экспертная оценка — и выведена формула распределения накладных по количеству работников в городах:

Город 1 — 25 сотрудников (0,32 или 32%)

Город 2 — 45 сотрудников (0,57 или 57%)

Город 3 — 10 сотрудников (0,13 или 13%)

ИТОГО 80 человек (1 или 100%)

Предполагается, что на 2025 год — расходы вырастут максимум на 10%, соответственно план по накладным — это 15 млн. +10 % = 16,5 млн.

Согласно распределению по доле сотрудников, мы получим планируемы расходы помесячно в разрезе каждого города:

Город 1 — 16,5млн*32%/12месяцев — 440 тыс.

Город 2 — 16,5млн*57%/12месяцев — 783,75 тыс.

Город 3 — 16,5млн*13%/12месяцев — 178,75 тыс.

По факту 2025 получилось так, что расходы составили 17 млн. (но вышло больше — часто так бывает) — в этом ничего страшного нет, это несущественная сумма чтобы это перераспределять на направлениям. Здесь достаточно учесть это в плановых фиксированных суммах на следующий год — и выровнить накопительными итогами за 2 года.

Правила — предельно просты, понятны и удобны.

Вот проводки в программе (накладные проводки обязательно протаскиваем через специальные статьи, чтобы задействовать в будущем функционал представления отчетов с учетом накладных расходов или без учета накладных расходов)

Все вышеперечисленные расчеты можно производить непосредственно в форме Excel на вспомогательных полях чтобы не считать в ручную.

Таким образом, в сумму проводки можно подставлять формульные значения, подсчитанные из других вспомогательных ячеек.

Предыдущий Следующий

Реализация учета накладных в программе

РАЗДЕЛЫ

УСЛУГИ

КЛИЕНТАМ

РЕСУРСЫ